専用システム等からの印刷出力

企業では様々な種類のシステムを使用して、様々な帳票に出力（印刷）をしています。例えば給与システムや会計システム、販売管理システムや請求システムなどから専用帳票やコピー用紙に出力して封筒に封入・封かんし、取引先やユーザーなどに発送しているケースが多いのではないでしょうか。メールシーラーの便利さやコスト削減の魅力がわかっても、いざメールシーラーを導入しようと考えた時に、自社で使用しているシステムから圧着用紙に適した印刷ができるのか？　システム変更に多額の費用がかかるのではないか？　と心配されているのではないでしょうか。

レイアウト変更の可否

システム会社などに依頼して自社専用のシステムを作っている場合は、そのシステム会社にレイアウト変更を依頼しないといけない場合があります。印刷出力をする際に簡単にレイアウト変更ができるのであれば良いのですが、専用帳票向けのレイアウトでしか出力できない場合も多々あります。システム自体を圧着用紙向けのレイアウトで出力できるよう変更をすれば、ご担当者様による出力操作は今の操作とほぼ変わらずに運用できるはずですが、このシステム変更には多額の費用がかかる場合があります。また、給与や会計ソフトに代表される市販のパッケージソフトは、圧着用紙向けのレイアウトが用意されているものも多くなって来ましたが、まだまだ対応していないものもたくさんあります。これら圧着用紙のレイアウトに対応していないパッケージソフトもカスタマイズをすると結構な費用がかかり、圧着化で効率を図ろうとする考えの妨げになってしまうケースが見られます。

レイアウト変更の方法

これらレイアウト変更が容易にできないシステムの場合でも、安価にレイアウト変更を可能にできるかも知れません。
ご使用のシステムから出力したいデータがCSVなどのテキストデータで出力できるのであれば、大幅なシステム変更をしなくても圧着用紙向けレイアウトへの変更を可能にする方法があります。市販されている「帳票作成ソフト」「伝票フォーム作成ソフト」などと呼ばれているパッケージソフトを利用するのです。システムから出力したCSVデータをこのソフトに取り込み、あらかじめ作成しておいたレイアウトに従って印刷します。印刷の時にひと手間だけ操作が増えますが、負担というレベルのものでは無いはずです。安いものなら２万円程度から購入が可能ですので、安価に、そして簡単にシステムをメールシーラー対応にすることができます。また、エクセルなどに少し詳しい方がいれば、あらかじめレイアウトを作っておいたワークシートにシステムから出力したCSVデータを当てはめて印刷まで行うようマクロを組めば、費用をかけずに圧着用紙向けのレイアウトで印刷することが可能です。給与明細であれば「社長からの今月のメッセージ」なども入れられるように作ることも可能です。つまり、現在ご使用中のシステムからCSVなどのテキストデータで出力できるのであれば、費用負担も少なくレイアウト変更が可能になります。

プリンターのフォームオーバーレイ機能を使う

最近のレーザープリンターの多くに「フォームオーバーレイ」という機能があります。あらかじめプリンターにフォーム（罫線など）を登録しておき、パソコンからはテキストデータなどを送ります。印刷時にフォームとデータを組み合わせて印刷するすることができ、ドットプリンタを使用している場合によくある、罫線の出力ができないシステムからの印刷時にはとても役立ちます。また、印刷実行時にフォームのデータをプリンターに送らないので、大量の印刷を行うときにも機器やネットワークに負担をかけることなく印刷することができます。設定方法やこの機能が使えるかどうかはプリンターによって違うのでプリンターのマニュアルなどを参照ください。

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